01
第一步
问题界定
问题界定需要做到四个方面:
了解问题的主要来源
确定解决问题的主题
找出与主题相关的问题
清晰地陈述和定义问题(过去型问题、现在型问题、将来型问题)
02
第二步
原因分析
原因分析有四步:
找出可能的影响因素
采集整理数据
确定问题主要因素
完成主要因素问题分析报告。
在这里可以引入鱼骨图工具进行原因分析,之所以使用鱼骨图,是因为问题产生的原因可能有很多种,直接的或间接的、主要的或次要的、客观的或主观的等。如果不能用一种有效的方法进行梳理,就很容易陷入混乱。
鱼骨图(见图2)可以用来抽丝剥茧,分析一层层的因果关系,正好是可以解决这类问题的一种简单又有效的可视化方法。
使用鱼骨图可以让我们对问题产生的原因进行归类,使这些原因更有条理和逻辑。
使用鱼骨图有四个步骤:
1.鱼头:定义主要问题。
2.骨架:讨论并确定主要影响因素类别或框架。
3.鱼刺:使用头脑风暴等方式,依次对各主要原因进行细化。
4.修改和优化,找出和分析根本原因。
03
第三步
解决策略
制定解决策略需要四步:
讨论可能的解决策略
确定解决问题的标准
建立解决策略的选择标准
评估与确定解决策略。
常见的误区是,喜欢根据过去的经验,做未来的决策。
如果出现“哎呀,我怎么没想到”这种情况,我们就应当重新思考,向自己提出三个问题,帮助自己深入思考。
问题一:其他人会怎么思考这个问题?
问题二:两个选择真的水火不容吗?
问题三:我能找到为自己提供帮助的方式吗?
04
第四步
行动计划
制订行动计划需要三步:
明确计划要求
制订行动计划
找出关键路径
在明确计划要求和制订行动计划方面,可以通过列出项目步骤、确定完成时间、使用甘特图的形式进行。
在确定关键路径的过程中需要考虑:对结果的影响、时间限制、成本、难度、历史经验。
05
第五步
方案执行
方案执行需要四步:
实施行动计划
监督实施过程
采集用于评估的数据
必要时实施应急计划。
06
第六步
结果评估
结果评估需要四步:
对目标结果进行评价
检查方案引发的新问题
将成功方案设为新标准
检查回顾。
最后,需要注意的是,在整个问题分析与解决的过程中,我们需要做到专注。
三个步骤可以帮你有效实现专注:
①判断最佳选择、行动时间;
②集中精力于眼前的问题;
③坚持行动。
问题分析与解决能做到这个程度,项目就趋于稳定和成熟了。
07
小 结
问题分析与解决的六个步骤:
第一步,问题界定。了解问题的主要来源,确定解决问题的主题,找出与主题相关的问题,清晰地陈述和定义问题。
第二步,原因分析。找出可能的影响因素,采集整理数据,确定问题主要因素,完成主要因素问题分析报告。
第三步,解决策略。讨论可能的解决策略,确定解决问题的标准,建立解决策略的选择标准,评估与确定解决策略。
第四步,行动计划。明确计划要求,制订行动计划,找出关键路径。
第五步,方案执行。实施行动计划,监督实施过程,采集用于评估的数据,必要时实施应急计划。
第六步,结果评估。对目标结果进行评价,检查方案引发的新问题,将成功方案设为新标准,检查回顾。
关于作者:陈媛
本文为“管理的常识”(ID:Guanlidechangshi)首发,摘编自《上任第一年手记》,机械工业出版社出版。版权归作者所有,本站转载主要用于学习交流,若有侵权,请联系本网站工作人员删除,谢谢!
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